Optimisation des processus d’affaires: des solutions infonuagiques avantageuses pour les PME

28 septembre 2020, St-Jean-sur-Richelieu

Un peu d’histoire et de vocabulaire…

Avant même de voir comment le Cloud peut être à la source de solutions pour vos affaires, il est pertinent de se représenter plus précisément de quoi il est question.

L’origine de cette appellation remonte aux premiers balbutiements d’Internet. Au début des années 1990, les ingénieurs en informatique de grandes compagnies anglophones ont utilisé une forme standardisée (celle d’un nuage), empruntée au domaine de la téléphonie, pour dessiner l’architecture de leurs réseaux. Dans leurs schémas, pour signifier qu’ils n’en connaissaient pas la configuration précise, ils représentaient donc par une forme ressemblant à un nuage les réseaux externes auxquels celui de leur entreprise était relié.

De fil en aiguille, l’image s’est transformée en métaphore, laquelle s’est répandue dans l’usage populaire. Le mot Cloud en est donc venu à être utilisé pour désigner, globalement, l’Internet et tous ses processus un peu nébuleux (ses raccordements et son fonctionnement exacts échappant au commun des mortels, qui se les représente difficilement). 

Graduellement, le terme Cloud a pris un sens un peu plus pointu, pour en arriver à représenter tout ce à quoi on peut accéder à distance via Internet (services informatiques, puissance de calcul, données stockées, etc), et ce, à partir de n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, téléphone intelligent).

Tout ce qui se trouve dans le nuage n’est donc pas entreposé sur le disque dur de votre ordinateur, mais réside plutôt dans d’immenses serveurs, répartis un peu partout à travers le monde, qui appartiennent à des fournisseurs de services. C’est pourquoi, par exemple, vous pouvez lire tous les courriels de votre boîte Gmail aussi bien sur votre tablette que sur votre téléphone cellulaire. C’est aussi pourquoi les fichiers que vous avez enregistrés via Dropbox vous sont toujours accessibles même si vous bousillez votre portable en y échappant votre café. Il vous suffit d’accéder à vos comptes par un autre appareil!

Quant au terme «infonuagique», il réfère à la possibilité d’accéder à des services informatiques via le nuage (Internet). Simplement dit, ces services, dont le potentiel est quasi illimité, se déclinent en trois types:

• Iaas ou Infrastructure as a service (accès à une infrastructure de stockage et de traitement de données ‒ serveurs, pare-feux et machines virtuelles  ‒  prête à être utilisée sur le Cloud).
• Paas ou platform as a service (une solution qui offre la possibilité de créer et déployer ses propres logiciels et applications Web).
• Saas ou Software as a service (qui permet l’utilisation, via un appareil ayant une connexion internet, de logiciels performants et conviviaux, développés et gérés par un tiers parti).

Un «nuage de beau temps»: les grands avantages de l’infonuagique

De façon générale, investir dans des services infonuagiques, quel qu’en soit le type, comporte plusieurs intérêts:  

• Ils permettent des économies d’argent: au lieu d’avoir à effectuer des investissements coûteux dans l’infrastructure informatique (acquisition de matériel, de logiciels ou de licences), les entreprises peuvent inclure ces services dans leurs dépenses de roulement et payer à l’usage, selon les fonctionnalités désirées ou dans le cadre d’un abonnement.
• Leur facilité de mise à niveau vous fait économiser du temps (et de l’argent!): les utilisateurs des services n’ont pas à mettre d’efforts dans la maintenance de leurs systèmes informatiques (par exemple, s’assurer d’avoir la dernière version d’un logiciel ou augmenter la capacité de stockage de leur appareil) puisque ce sont les fournisseurs qui ont cette responsabilité et s’en acquittent sur une base régulière.
• Ils sont accessibles et permettent une grande flexibilité: on peut y avoir recours à partir de n’importe quel appareil, n’importe où dans le monde (du moment qu’on a une connexion internet). Cela facilite entre autres le travail à domicile ou sur la route, ainsi que le travail d’équipe.
• Ces services sont évolutifs: vous pouvez modifier les modalités de votre usage (nombre de fonctionnalités, nombre d’utilisateurs, espace de stockage, etc.) pour les ajuster selon le développement et les besoins de votre entreprise. 

Plusieurs de ces applications très pratiques sont susceptibles d’améliorer la productivité de vos processus d’affaires en permettant d’automatiser des tâches répétitives, habituellement réalisées manuellement. Au nombre des tâches qui peuvent être prises en charge automatiquement, au sein de votre entreprise, et se faire désormais en un clic, mentionnons: 

• l’envoi de courriels
• la facturation
• la gestion de données ou de documents
• le travail collaboratif
• la répartition des tâches
• le suivi des heures de travail,
• les signatures électroniques
• etc.

Évidemment, déléguer aux logiciels infonuagiques du travail fastidieux et monotone comporte son lot d’avantages:

• Amélioration de la productivité: puisque les tâches sont effectuées plus rapidement, d’une façon qui limite l’erreur humaine.
• Diminution des coûts d’opération: étant donné qu’on confie le travail à l’intelligence artificielle plutôt qu’à un employé rémunéré.
• Économie de temps et efficacité accrue: vu que les employés ainsi libérés peuvent se voir attribuer de nouvelles tâches plus rentables.
• Meilleur service-client: la rapidité d’exécution des processus et leur accessibilité en tout temps étant des aspects du service que votre clientèle apprécie.

Mais comment s’y retrouver dans une mer de possibilités? Comment savoir quelle application est une bonne option pour votre entreprise? 

Des experts tels que notre collaboratrice Audrey, fondatrice d’APH Stratégie, connaissent les applications infonuagiques les plus performantes. Spécialiste certifiée en son domaine, elle sait également diagnostiquer vos besoins spécifiques et reconnaître les opportunités de simplifier vos processus d’affaires afin de vous proposer les solutions les mieux adaptées à votre situation.

Questions de sécurité: avoir «la tête dans le nuage» en gardant l’esprit tranquille

La sécurité est un point débattu au sujet des Saas (et du Cloud en général). Certains analystes voient comme une bonne chose que les données soient stockées sur des serveurs externes dont la gestion appartient à un tiers parti appliquant le même niveau de sécurité pour tous les utilisateurs. Cela minimise à leur sens le risque de perte de données essentielles en cas de vol d’équipement ou de sinistre, et permet aux petites compagnies d’avoir le même niveau de sécurité que les grandes.

D’autres considèrent à l’inverse comme un risque le fait de mettre entre les mains d’un tiers parti des données d’entreprise potentiellement sensibles. Ils invoquent notamment le risque que ces données soient volées, la possibilité qu’elles soient perdues ou corrompues en raison d’une faillite du fournisseur ou d’une interruption de service, la nécessité d’éviter que d’anciens employés continuent d’avoir accès à ces informations privilégiées, et le risque que les politiques du prestataire en matière de sécurité ne se conforment pas aux règles gouvernementales en vigueur.

Il ressort de toutes ces considérations que le choix d’une application conçue par une compagnie réputée pour sa fiabilité est une bonne façon de minimiser les risques et d’accroître les bénéfices de l’infonuagique. Pour avoir l’esprit tranquille et identifier les logiciels qui sont à la fois performants et dignes de confiance, le meilleur moyen est encore de demander l’aide d’experts tels qu’Audrey, avec qui PF communications collabore fièrement. 

APH Stratégie vous fournit par ailleurs un accompagnement dans le processus d’automatisation des tâches au sein de votre entreprise. Leurs formations vous permettent de faire une utilisation compétente et sécuritaire des outils infonuagiques pour un maximum de résultats.